WriteKind は会計システムではありません。
あくまでエクセルで見積もりや請求管理をしていた方にとってのワンステップ上のツールです。

このシステムを使えば
エクセルで見積・請求書管理をしている場合に不便と思われる点の改善ができます。
そのうえ最も使う部分の操作は出来る限りエクセルライクに作成しています。

■ 案件管理機能
案件のマスター登録機能
過去案件の検索
案件の個別複製
松竹梅見積もり
非課税項目対応
案件別のメモ機能

■ 顧客管理機能
顧客のマスター登録機能
顧客別のメモ機能
支払いサイトの個別指定
担当者・担当部署の複数登録

■ 書類出力機能
書類のPDF化
印影登録
窓付き封筒対応の書式

■ 管理機能
利用スタッフの権限分け
月別、人別の売上簡易表示
案件のCSVダウンロード
定期定額請求の一括複製

WriteKindを利用した場合の大まかな流れは以下のようになります。
※WriteKindは社内に請求関連の担当者がいる場合に、より効果を発揮します。

■ 管理者による事前準備
1. 自社情報登録
2. 案件担当者（社員）の登録
3. 既存顧客の登録

■ 案件の担当者がやること
1. 見積り作成
2. 案件の受注が確定した場合は「見積一覧」から対象案件を受注処理
3. 案件の売上が確定した場合は「請求一覧」から請求処理の依頼処理
4. 月末に「見積一覧」「請求一覧」で処理わすれが無いか確認

■ 経理の担当者がやること
1. 月末前に各案件の担当者に未処理のものを処理するよう指示
2. 「請求一覧」から請求処理が「依頼」になっているものをＰＤＦ出力し印刷
3. 印刷した請求書を発送し、「請求一覧」から対象案件を発送処理
4. 案件がアーガイブ化され、「請求一覧」から「案件書庫」に移動

※発送処理をした請求書のステータスは「完了」となり、案件の編集はできなくなります

※わかりやすく図で説明する予定

※初期パスワードは簡単な為、ログイン後は必ず、画面右上のパスワードの変更より、パスワード変更を行ってください。

なお各ユーザーでログインした場合も同様に変更が可能です。

右上の管理画面より管理画面ページに遷移して、その中の自社情報管理をクリックしてください。

※見積・請求書のどこにどの項目が表示されるかを画像付きで説明する予定

※自社情報の登録が無い場合は見積・請求書の作成が正常に行えないのでご注意ください。

わかりにくい項目

• 決算月
  案件検索の際に今期や前期で絞り込めるようにするためです。
  現状は未実装です。
• 支払サイト
  自社が設定している標準の支払サイトを登録します。
  顧客登録の際に顧客別に変更することも可能です。
  この情報から請求書に記載される支払日が自動計算されます。
• 小数点処理
  小数点の数値が出現した時のためです。
• 納品書
  納品書「あり」を選択すると、納品書の出力に必要な項目が追加されます。
• 消費税率
  消費税率を 5%, 8% のいずれかに選択できます。
  案件別にも各ページから選択可能です。

右上の管理画面により管理画面ページに遷移して、その中のスタッフ管理をクリックしてください。
WriteKindを利用するユーザーの登録ができます。

※「スタッフ名」の部分が見積・請求書に表示されますので、正しい名前を登録してくださいい。

権限は３段階で設定可能です。
スタッフ権限自分の作成した見積・請求のみ確認可能シニアスタッフ権限他者の作成した見積・請求も確認可能管理者権限管理画面の操作が可能です。

※グループ権限(自分が属しているグループの見積・請求のみ確認可能)追加予定
※管理者のみ完了ステータスの案件の編集機能を付加予定

なお、どの案件にも紐づいていないユーザーは削除が可能です。
退職ステータスを選択すると、アカウントは停止してもユーザーとしては残すことが可能です。（過去案件と紐づけておきたい場合便利）

右上の管理画面より管理画面ページに遷移して、その中の印影管理をクリックしてください。

印影を登録すると見積書・請求書のＰＤＦに印影が表示されるようになります。
画像は透過pngでお願いします。
特にサイズ指定はありませんが、実物のハンコのサイズそのままでお願いします。

右上の管理画面より管理画面ページに遷移して、その中のロゴ管理をクリックしてください。

ロゴを登録すると見積書・請求書のＰＤＦにロゴが表示されるようになります。
画像は横 200px 以内でお願いします。
ロゴは標準で出す、出さないの選択ができます。

顧客のマスター登録

※見積・請求書のどこにどの項目が表示されるかを画像付きで説明する予定

わかりにくい項目

• 検索ワード
  これを登録しておくと、検索をする際に登録した言葉で検索が可能です。例　ソニーをsonyで検索したい場合などlike検索で検索はおこなっているのでスペースでもカンマでも区切って何個でも登録可能です。
• 支払サイト
  始めは自社の支払いサイトが設定されているが、顧客ごとに変更も可能です。
• 支払日の処理
  支払日当日が土日祝日の場合どのように処理をするのかを選択できます。
• 発送時注意事項
  請求書の発送に関して注意事項のある場合（月初３営業日までに前月分の請求書は必着等）にそのメモが取れます。
  このメモは他のユーザーとダッシュボードを通じて共有できます。
• 会社メモ
  お客様の会社についてのメモ書き。備忘録。書類には一切表示されない部分です。
• 表示
  非表示にすると書類作成時のサジェストから除外されます。もう取引がずいぶん無い場合などに利用してください。

顧客の担当者・部署が複数ある場合も対応が可能です。
同じ会社の複数部署・複数担当者に見積・請求書を出す場合にご利用ください。
なお１会社１名は必ず登録する必要があります。

わかりにくい項目

• 書類表記
  見積・請求書の宛先をどの形式にするか選択できます。
• 表示
  ここは顧客の担当者が退職した等でもう新規見積りを作る際には選択することがないのだけど、過去の案件では表示してほしい場合に「非表示」を選択します。通常は「表示」を選んでください。

案件の新規作成はマスター登録をしてから詳細入力となります。

※見積・請求書のどこにどの項目が表示されるかを画像付きで説明する予定。

わかりにくい項目

• 売上日
  売上計上日を入力。見積作成段階では売上日が未定の場合は空欄でも問題ありません。
• 担当者
  当該案件を担当する自社スタッフを選択できます。
• 請求種別
  １度きりの請求なのか、継続的（定額）の請求なのかを設定するこれを設定すると、管理者は前月分の請求書のコピーを今月に一括で作成することができます。
• 消費税
  税抜を選択すると細目入力の際の金額を税抜で入力することになります。
• タグ
  後々同じタグを持った案件の集計が可能です。

詳細入力部分の特徴

• tabでヨコ移動、Enterでタテ移動　矢印もつかえます。
• 行ごとドラックして移動ができます。
• 全角数字は自動で半角にします。
• エクセルからコピー&ペーストできます。
• 最終行でEnterを押すと行が追加されます。
• 空白行はPDFでも空白行として表示されます。

※案件の詳細画面の画像を持ってきて説明予定

わかりにくい項目

• コスト予測
  当該案件の原価を入力しておくとあとあと集計に活用できます。書類には表示されません。
• 案件メモ
  案件の備忘録です。書類には表示されません。たとえばコストの明細を書いたり、案件受注の経緯を書いたりしてください。
• 顧客変更
  案件の顧客を変更することができます。似たような案件をコピーして作成した場合などに利用します。
• 顧客情報編集
  顧客マスターの編集がおこなえます。

※入力をおこなった際には必ず「保存」ボタンをクリックするのを忘れないようにしてください。

松竹梅の見積もり対応
CASE Aの横にプラスをクリックすると、同じ案件のCASE Bの見積もりがつくれます。
一番確度の高いCASEをメインケースとして画面右側で選択可能です。

※案件を受注処理するとメインケースを変更できなくなります。

案件はステータスごとにタブで一覧を確認できます。

ステータス　　　　タブ名
見積済みの案件 -> 見積一覧
受注確定の案件 -> 請求一覧
請求済みを含むすべての案件 -> 案件書庫

各一覧ページの項目をクリックするとソートが可能です。

正常な遷移

• 見積一覧タブで「受注」ボタンを押すとその案件は請求一覧タブに移動（受注済ステータス）
• 請求一覧タブで請求処理欄の「依頼」ボタンを押すと請求書欄の発送ボタンが有効化（請求依頼済ステータス）
• 請求書一覧タブで請求書欄の発送ボタンを押すと、案件検索タブに移動（完了ステータス）

逆送

• 完了ステータスの案件の詳細ページで中ほどにある「完了取消」をクリックすると請求一覧タブに「受注済」ステータスで戻る。（管理者のみ操作可能）

「受注済」「請求依頼済」ステータスの案件の詳細ページで中ほどの「受注取消」をクリックすると、見積一覧タブに「見積済」ステータスでもどる。

設定した条件にあった案件のみを表示します。
表示された案件一覧をcsv形式でダウンロードすることも可能です。

ページ中にある、売上予測を表示をクリックすると絞り込んだ案件の売上額の合計がでてきます。
予測と確定の違いはステータスの違いです。

予測　「失注」以外全部の合計額
確定　「請求依頼済」＋「完了」の合計額

コストは案件個々の入力があればそれを合算して表示します。

WriteKindを利用するユーザー全員のダッシュボードにお知らせを表示する機能があります。
管理画面のお知らせ管理から更新可能です。
このページはタグが使えます。

ダッシュボードに以下のアラートが掲載されます。

・未送付請求書チェック
売上日として先月以前の日付が指定されたもので、請求一覧にあるものについて警告が表示されます。

※以下対応予定のもの
・見積り作成から２ヶ月以上経過した案件
・受注から２ヶ月以上経過した案件
・請求書の送付に何かしらの注文（月初３営業日までに前月の請求書必着とか）があるクライアントの表示

管理画面から顧客一覧の出力にて登録のある顧客のうち

全部の顧客
先月請求書を発行している顧客
今月請求書を発行している顧客

の一覧をcsv形式で出力できます。

先月、今月の請求書のＰＤＦをまとめて一括でダウンロードできます。
ダウンロードの対象の請求書はステータスが「請求処理依頼済」になっているものです。
「完了」ステータス（請求書発送済）のものは対象になりませんのでご注意ください。

先月の案件で種別が定期請求のものでステータスが「完了」になっているものを一括で今月にコピーすることができます。
一度コピーしたものは重複コピーは行いません。
それと案件名に１２月とはいっているものはコピー時に１月に書き換えられます。
コピーされた案件は「受注済」ステータスで請求一覧に表示されます。

• 案件個別のＰＤＦのほかにエクセル形式でも見積・請求書の出力をする機能
• 顧客の一括登録
• スタッフの一括登録

WriteKindは会計システムではありませんので書類の発行日が変更できます。
通常はＰＤＦ出力したその日が発行日となりますが、ＰＤＦのページのＵＲＬの最後に

&date=20131011

とつけるとＰＤＦ内の書類発行日が２０１３年１０月１１日となります。

案件を受託している際に発生した交通費の清算を非課税で請求している場合があると思いますが、WriteKindでは細目入力欄の備考欄に「非課税」という文字が入っている場合は税金計算対象外となります。

通常はＰＤＦ出力したその日が発行日となりますが、ＰＤＦのページのＵＲＬの最後に

&limit=20131011

とつけるとＰＤＦ内の支払期限が２０１３年１０月１１日となります。

印影の設定画面で標準で印影を出さないを選択した場合、もしくは標準で出すを選択した場合でも出す、出さないの設定ができます。
PDFのURLの最後に
&stamp=yes　とすると印影が表示されます。
&stamp=no　とすると印影が表示されません。

見積書を出す際に caseA,Bがある場合はその案件名の最後にcaseA caseBと着いてしまいますが、これを消したい場合はPDF表示のURLの最後に

&nocase=true

を記載すると消えます。